Optimización de procesos: ¿Por qué necesitas prestar atención a BPM?

Gestión de procesos empresariales (BPM): es sin duda una cuestión importante para cualquier empresa. Por desgracia, la gestión de los procesos clave de negocio a menudo no obtiene la atención que se merece; ya sea por falta de tiempo o por la sensación de que no hay mucho margen para la mejora. Por el contrario, esta mejora es posible a menudo, y en la mayoría de los casos, seriamente necesaria.

“La gestión de procesos de negocio (BPM) es un enfoque metódico para conseguir que los flujos de trabajo de una organización sean lo más eficaces, eficientes y flexibles en un entorno en constante cambio. Un software BPM permite a las empresas definir sus procesos y gestionar todo el ciclo de vida de los mismos. Es capaz de recopilar contenidos relacionados con tareas individuales y servir de soporte a análisis detallados de rendimiento. “

Eficiencia (Lean)

Muchas empresas buscan aumentar sus márgenes mediante la adopción de los principios “Lean”: persiguen con firmeza las pérdidas y tratan de hacerlas desaparecer de sus procesos. Un beneficio importante de este enfoque para el negocio es que se pone foco en actividades que posibilitan el crecimiento y una mayor rentabilidad.

¿Qué podría aún frenarte?

Por supuesto, existen toda clase de retos que pueden interponerse en tu camino a la hora de gestionar, adaptar y desarrollar eficazmente los procesos de tu empresa. Y, por supuesto, los cambios planificados sobre papel es poco probable que se ejecuten disciplinadamente en la realidad. Estos desafíos son también diferentes para cada negocio, pero hay preguntas que pueden ayudarte a definir – y después de todo superar – los posibles problemas de antemano.

¿Cuál es el método más eficaz para conseguir que los nuevos cambios realmente sean incorporados en la organización? ¿Qué va a encajar bien con la cultura empresarial existente, y qué no lo hará? Muchas empresas del sector de la producción trabajan a día de hoy con modelos de compensación: si los empleados encuentran una manera de ahorrar costes, los ahorros son compartidos con ellos. Esto ha demostrado ser una excelente herramienta de motivación para gestionar los cambios.

Las cifras como reflejo

Para desarrollar el enfoque necesitas conocimiento: conocimiento que cada organización tiene disponible, pero que a menudo resulta difícil de encontrar o que carece de precisión. En la mayoría de los casos, el conocimiento implica cifras de rendimiento de los procesos y su análisis correspondiente. Si éstos son correctos, podrás saber exactamente como contribuye cada elemento de tu negocio en la consecución de los objetivos. El análisis te permite visualizar con claridad qué procesos funcionan correctamente – un espejo de cómo avanza tu negocio realmente.

La medición es conocimiento – y contribuye al éxito

El “espejo” ofrece a las empresas la posibilidad de centrarse allí dónde se pueda hacer más efectivo el ahorro de costes y adoptar prácticas “lean”. Del mismo modo, señala donde reside el potencial para el crecimiento y donde las personas han de concentrar sus esfuerzos. Se trat de conocimiento a través de la medición – el núcleo de una solución BPM. Usted dispone de los números y lo análisis necesarios, lo que permite tomar medidas cuando son realmente necesarias, y no ha hechos consumados.

Cómo disponer de datos medibles

La medición precisa de la eficacia de los procesos empresariales no deja de ser un reto. Si esto no se puede hacer correctamente, es muy difícil definir con exactitud qué funciona bien, y qué va menos bien dentro de la empresa. Necesitas disponer de flujos de trabajo transparentes que no generen datos ambiguos y análisis inequívocos que aporten resultados ciertos y disponibles para su debida consideración. Esa es la única manera que existe para identificar y poner rápidamente en práctica los cambios necesarios para lograr una mejora notoria del rendimiento.

De fácil implantación

Un sistema de BPM que pueda implantarse poco a poco, contribuirá a realizar una implementación exitosa. En la práctica, una solución creativa, que puede desarrollarse paso a paso, flujo de trabajo tras flujo de trabajo, tiene las mayores probabilidades de éxito. Aunque, por supuesto, esta solución BPM tiene que ser capaz de adaptarse a las necesidades específicas de tus procesos empresariales.

Resumiendo cualquier software BPM debe posibilitar varias acciones esenciales – medición de la frecuencia y duración de los procesos clave y los diferentes pasos incurridos, y una rápida identificación de los cuellos de botella entre las partes interesadas. Si esto puede ser implementado y aceptado satisfactoriamente, un BPM puede ser la clave para desbloquear mejoras significativas en conocimiento y eficacia.

Si deseas información de nuestro software BPM, envíanos un correo a [email protected] 

 

Marzo, 2016

Fuente: www.exact.es 

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